Vous lisez le titre de ce billet et vous vous dites « oui, c’est bon, on le sait, on a compris que l’onboarding ce n’était pas que l’accueil du 1er jour » ? Quelle chance pour vos nouveaux embauchés ! Mais laissez moi vous dire, que ce n’est pas encore le cas de tout le monde.
Il y a plusieurs mois, j’intervenais dans un MBA auprès d’une promo de dirigeants de PME. Je n’avais pas fini d’introduire le sujet de l’onboarding que déjà les premiers commentaires fusaient, mon « préféré » (sic) : « on va pas mettre les nouveaux dans une bonbonnière, moi justement je veux voir comment ils se débrouillent tout seuls ». J’ai compris que la journée allait être longue. Donc je pense, qu’une petite piqure de rappel sur l’onboarding, ça ne fera pas de mal ! Et si vous êtes déjà bien avancé de votre côté, partagez vos bonnes pratiques dans les commentaires 👊
L’intégration c’est un moment clé pour plusieurs raisons. Déjà pour la charge émotionnelle qu’il charrie naturellement : le candidat arrive dans un environnement qu’il ne connait pas, il va devoir s’adapter à tout et intégrer une grosse masse d’informations, le tout dans un contexte où il doit « prouver » à l’entreprise qu’elle ne s’est pas trompée en le recrutant lui. Bref, intégrer une nouvelle entreprise c’est bien évidemment excitant et chargé d’attentes, mais ça peut aussi parfois être ressenti comme angoissant et stressant.
L’onboarding est un moment clé, aussi parce que cette transition entre son statut de candidat à celui de collaborateur est le moment de vérité entre la promesse qu’on lui a faite et la réalité. Faire en sorte qu’il se sente accueilli, qu’il ait les moyens de rapidement prendre son poste, et faciliter les interactions entre le collaborateur et l’organisation, aura un impact positif sur son expérience collaborateur.
A l’inverse, en faire trop sur ce moment clé sans que l’expérience des collaborateurs ne soient soignée après leur intégration, c’est aussi le risque de créer une rupture de confiance. L’entreprise fait des promesses au candidat qu’elle cherche à recruter, celles-cipeuvent être formalisées et factuelles comme le contenu du poste ou la rémunération, mais elles portent aussi sur l’ambiance, les relations de travail en interne, sur l’expérience que l’on fait vivre aux collaborateur. Si la réalité est survendue au moment du recrutement, le candidat devenu collaborateur risque fort de ne pas apprécier d’avoir fait son choix sur une promesse qui n’est pas le reflet de la réalité.
D’un point de vue process, pour faire en sorte que l’onboarding des nouveaux arrivants ne leur fasse pas regretter leur choix et surtout participe à une expérience collaborateur positive, j’ai souvent décris dans mes articles un process structuré en 3 phases, et je pense toujours que c’est l’idéal même si la durée de chacune de ces phases est à ajuster en fonction du poste et du contexte de l’entreprise.
La première est la phase de pré-intégration. Elle a principalement pour but de préparer l’arrivée, mais aussi d’éviter ce que j’appelle la « zone blanche » qui est ce laps de temps entre le moment où l’entreprise et le candidat se disent « oui » mutuellement, et la prise de poste effective. Cela peut durer plusieurs mois, et la coupure son / image souvent répandue est loin d’être une bonne idée, pour pas mal de raisons dont une qui parle au portefeuille des Directions RH et qui donc est souvent la mieux entendue : pendant cette période, le candidat a réalisé les démarches pour se libérer de son entreprise actuelle, vous lui avez dit oui mais il n’a pas vu que vous pendant ses recherches… et s’il recevait une autre proposition pendant cette zone blanche où vous avez disparu de ses radars ? On a tous au moins une fois attendu un nouveau qui n’est jamais venu ce lundi à 9h… Alors je pose tranquillement la question, qu’est-ce qui coûte plus cher entre : meubler cette zone blanche en créant un lien avec lui, ou bien reprendre le recrutement à zéro ? C’est une question réthorique. L’objectif du pré-onboarding c’est en quelque sorte d’intégrer avant l’intégration, et au-delà de l’argument financier c’est surtout une façon de commencer à créer du lien et à alimenter l’expérience collaborateur de façon positive.
La deuxième phase est celle de l’intégration à proprement parler, elle commence le premier jour de l’arrivée du collaborateur. L’objectif ici est que tout soit fluide et sans friction pour le nouvel arrivant ET pour l’organisation : l’équipe aura été informée de la date, un « welcome kit » pourra avoir été préparé, son matériel sera prêt, son planning d’intégration aura été défini, et si on n’a pas de problème bizarre avec les bonbonnières (et que ça matche avec la culture de la boîte) on aura même pu envoyer un Uber chercher le nouveau à son domicile ✨✨
La troisième phase est la post-intégration, un bilan à plusieurs mois de la prise de poste. L’un des points les plus importants des premiers mois dans l’entreprise c’est la formalisation d’objectifs et leur suivi régulier. Là aussi, j’avais eu une réaction assez étrange par l’un des participants à la formation que je citais au début, il ne démordait pas du fait qu’il ne fallait pas fixer d’objectifs aux nouveaux afin de ne pas les orienter dans ce sur quoi ils devaient concentrer leurs efforts, afin qu’ils ne soient pas en capacité de tromper l’entreprise…🤨 Oui alors, à un moment donné, si on est sur un terrain de suspicion qui consiste à chercher les moyens d’empêcher les éventuelles duperies des collaborateurs forcément fallacieux, bah là ça sort du champ de l’onboarding, faut l’aide d’un coach pour lever le frein. Et sinon, l’autre point décisif pendant cette période post-intégration, c’est la possibilité donner au collaborateur de faire des feedbacks au travers de rapports d’étonnement, d’entretiens avec son manager et avec les RH,…
A chacune de ces 3 phases, l’enjeu est la continuité et la cohérence, il ne doit pas y avoir de rupture d’expérience entre chacune, ni bien entendu après que l’onboarding soit totalement terminé !